Hayatı sadeleştirme aşamasında ikinci adımım iletişimimi sadeleştirmek oldu. Daha sade cümleler, daha net cümleler kurmaya, daha kısa ve öz çalışmalar hazırlamaya başladım.
İnsanın düşünceleri sahip olduğu bilgiler ve deneyimler ile şekillenip yazıya dökülürler. Örneğin bir eposta yazarken istemeden de olsa kendinizden yorumlar katarsınız veya konuyu karşıdakinin anlayabileceğinden daha karışık hale getirebilirsiniz. Herkesin sizinle aynı anlama seviyesinde olmadığını, algıların farklı çalıştığını unutmayın.
Bu konu ilk olarak şirkette finans departmanı ile bir yazışmamda dikkatimi çekti. Bana yöneltilen bir soruya olması muhtemel sonuçlar ile cevapladım. Net ve güzel bir Türkçe ile akıcı bir anlatım sağlamaya dikkat ettim. Okuyacak kişinin bulunduğu pozisyon itibariyle kolayca anlayabileceğini ve ona sağlıklı karar almasında faydalı olacağını düşündüğüm bir mesajdı.
Şöyle bir cevap aldım;
‘Orçun Bey, şimdi evet mi hayır mı tam anlayamadım?’
Oysa cümleler ve kelimeler o kadar netti ki; anlamaması imkansızdı ama bir önceki yazımda bahsettiğim gibi artık okumak, anlamak ve sağlıklı karar vermek çoğu kişi için uzak ve zor. Hayat özellikle profesyoneller için hep bir ‘Yönetici Özeti’.
O gün bana bir ders oldu. Eposta yazı biçimimi ve yazış şeklimi değiştirmeme yol açtı. İlk olarak yazı tipimi ve ebadını değiştirdim. Sans-serif bir yazı tipini (Verdana) var olan boyuttan bir iki punto daha yukarı çekerek epostamın genel görünüşünü daha okunur kıldım. Böylelikle yazdıklarım diğer Calibri yazı tipine sahip aynı puntodaki mesajların arasında kaybolmuyordu. İkinci değişikliğim ise sorulara 1 cümle, açıklamam gereken durumlar için de maksimum 3 cümle kuralı getirdim. Twitter gibi; 140 karakterde bir konuyu anlatamıyorsan bir yerde hata yapıyorsundur. Cevaplarımda 140 karakter limitine dikkat ediyorum. Cümlelerimde de anlamı en yalın ve en net anlaşılır hale getirip sonuna sihirli anahtar sözcük olan “Lütfen” i eklemeye başladım. Düşünmeye itmekten ziyade yönlendiren içerikler kullanmaya başladım.
Bu şekilde cevap verdiğimde geri dönüşlerin de çok azaldığı fark ettim. Soruların cevapları kesinlikle daha net anlaşılır olmuştu. Karşındakini çok az seviyede düşünmeye itiyordun ve süreç daha hızlı ilerliyordu.
‘Bu konuda sizinle hemfikirim ama uygulamada problem olacağını düşünüyorum. Başka bir şekilde yapabilir misiniz lütfen ?’
‘Üretim değerlerini şu kadar alabilirsiniz lütfenâ€
veya
‘Uygundur devam edelim lütfen’
gibi cümleler ile çok daha yalın ve net cevaplara ulaştım. ‘Aksiyon al’. Gayet net. ‘Devam et’. Yine gayet net.
Önceden olsa düşüncelerimi daha detaylı bir dille anlatır; problem gördüğüm yerleri dile getirirdim. Şimdi bu konuyu karşı tarafa bırakıyorum. Ya da birşeyin yapılması/planlanması gerekiyorsa en kısa ve en net haliyle anlatıyorum.
Diğer bir değişiklik ise hazırladığım sunumlarda gerçekleşti. Eskiden detayların olduğu, anlatımların ve karşılaştırmaların şekilli grafikler ile sunulduğu sunumlarım vardı. Şimdi yok. Eskiden 20-30 sayfalık sunumlarım vardı; şimdi 3 sayfayı aşmıyorum. Çünkü 3 sayfada derdinizi anlatamıyorsanız, derdinizi anlatmayı beceremiyorsunuz demektir.
‘Sadede gelelim’ derler ya; uzun sunumları gördüğümde aklıma ilk olarak bu geliyor artık. Sayfa bir; derdin ne? Sayfa iki; önerin ne? Sayfa üç; sonuçları ne?
Ne kadar basit değil mi ? Oysa sunumları kelimelere, grafiklere boğmayı, daha çok veri paylaşmayı sunumu güzelleştirmek olarak algılarız. Sunum uzadıkça anlatım konusundan sapar; ‘aaa öylemiydi?’ soruları ortaya çıkmaya başlar, algı sorunları ile beraber kimse konunun nerede başladığını hatırlamaz.
Bir keresinde hiç unutmuyorum; bir yarışmada ödüllerden önce bir bayan çıkıp puanlamayı nasıl yaptıklarını 30 dakika boyunca logaritmik denklemler ile anlatmıştı. Salondan kimse anlamamakla beraber çoğu kişi uyku aşamasına geçmişti veya tabağındaki son kalan parçaları tırtıklamaya koyulmuştu. İşin daha da ilginç olanı; ödüllerin bir kısmı para karşılığında satın alınmıştı ve bunu salondaki herkes biliyordu.
O sebeple ‘sadede gelelim’.
Hayatı sadeleştirme konusunda ikinci aşama bence iletişimi sadeleştirmek, iletişiminizi sadeleştirin; daha sade ve net epostalar gönderin, daha sade mesajlar paylaşın, daha sade sunumlar hazırlayın ve konuşurken de yapabilirseniz ‘daha sade’ olun.
Bir sonraki yazıda görüşmek dileğiyle…
Bir yanıt yazın