Neredeyse her işin ortak olduğu tek nokta çalışma saatleridir. Her işin bir “çalışma saati” vardır. Temelde vaktinize karşılık para ticareti yaparsınız. O vakit aralığında daha önemli işler yapan daha fazla para alırken; daha önemsiz işler yapan daha az para alır. Pazarlıkta bunun üzerine kuruludur.
Çalışmayı çok sevsem de çalışma saatlerinin dikte ediliyor olması oldukça rahatsız edici. Her birim için aynı çalışma saati ve zaman aralığı uygun olmayabilir. İstanbul’da mesela trafik çok yoğun olduğu için mesai saatlerinde 07:00-16:00 ile 10:00-19:00 arası değişiklikler yapılabiliyor ama dediğim gibi her işin doğası günde 8 saat çalışmaya uygun değil.
Buradan da ortaya şu çıkıyor; aslında elimizde olan tek şey “zaman”. Sağlığınızı satamadığınıza göre geriye kalan satabileceğin tek şey zamanınız. Tabir-i caizse eski zamanlarda insanların herşey için vakti vardı; şimdi hiçbir şey için yok çünkü her kurum ve kuruluş sizin vaktinizi satın almak için uğraşıyor. Daha önce zamanı nasıl yakalayabileceğimizden; Facebook, Twitter, Instagram gibi vaktimizi çalan araçlara nasıl karşı koyabileceğimizi yazmıştım. Şimdi de iş hayatında nasıl daha verimli çalışabileceğimizi anlatmaya çalışacağım.
Şehirleşen hayatlarımızda zamanımız üç’e bölünüyor. İlk kısmı kendimiz ve ailemiz; yani özel hayatımız. Diğer kısmı iş yaşamımız. Arada kalan zaman ise bu iki hayatımız arasındaki geçişlerdeki trafikte geçen vakit. Trafikte geçen vakit için yapılabilecek şeylerden daha sonra bahsedeceğim ama ne kadar önemli olduğunu fark etmeniz açısından şuraya önemli bir not düşüyorum.
İş süreçlerinin yönetilmesinde bence en büyük problem e-Posta kutusu problemi. Ne zaman bilgisayarlar arasında gezinsem okunmamış tonlarca ePosta, karmaşık bir takvim görüyorum. ePostalarda artık sarmal haline gelmiş yazışmalar görüyorum. Bu karmaşıklık da insanlarda algı eksikliğine ve süreçlerin yeterli özeni göstermeden yapılmasına yol açıyor.
İş hayatındaki bu karmaşıklığa çözüm olduğunu iddia eden kurumsal firmaların pek çok havalı ürünü mevcut ama bu ürünler gerçekten sizin ihtiyacınıza uygun mu ? Örnek vermek gerekirse GES inşaat yatırımlarında ünlü proje yönetim programı Primavera’yı kullanmak istedim. Çok detaylı geldi; oradan Microsoft Project’e geçeyim dedim. Lakin fark ettim ki bu yazılımlar çok büyük projeler için yazılmış ve sadece bu programı kullanmak için bile bir kişi işe almanız gerekiyor. Benim gibi çekirdek ekiple çok iş başaranların kesinlikle kullanamayacağı altyapılar. Ayrıca çağımızın en büyük gereklerinden olan taşınabilirliğe sahip değiller.
Peki ben ne yapıyorum ? Fina Enerji’de ki küçük ekiple nasıl o kadar proje geliştirip, tüm izinlerini alıp, satın almalarını ve ihaleleri yapıp işletme bakım sürecine geçtik ? Çevremde pek çok kişi bunu soruyor; ben de cevaplayayım. Doğru kurgulanmış karar mekanizmaları ve iş optimizasyonu ile.
1. İş hayatının darboğazlarından kurtulun : Riskini biz almayalım, aman ben demiş olmayayım diyen tipler.
Bu adamlar iş hayatının her yerinde. İş hayatının ve kurumsal şirketlerin vazgeçilmez darboğazları. Karar verme yetisinden aciz, sürekli biryerlerden görüş sorup o görüşe göre hareket etmeye çabalayan iş hayatı darboğazları. Onların danışmanlık aldığı kurum ve kuruluşlar da zaten ucu açık söylemlerde bulunarak size daha çok probleme yol açarlar. Öncelikle ekibinizde böyle birisinin olmamasına özen gösterin. Yoksa tüm süreçlerinizde bir takılma yaşamanız muhtemel
2. Karar mekanizmalarını iyi oluşturun : Kimin neye karar vereceği belli olsun
Ekibinizdeki kişiler ve özellikle siz hangi konularda karar mercii olduğunuzu bilin. Sizin ilgilenmek zorunda olmadığınız birşey size gelmemeli; size bağlı olan kişi kendi yetkisi dahilinde karar alıp işlevi yerine getirebilmeli. Eğer karar alamıyor, sizin vaktinizi harcıyor veya sürekli hatalı kararlar alıyorsa; hatalı bir işe alım yapmışsınız demektir.
3. İletişimi optimum hale getirin : Kısa iletişimler için cihaz değiştirmeyin.
Öyle bir iletişim aracınız olsun ki her mobil cihazda ve bilgisayarda çalışsın ayrıca geçmiş kaydı tutsun. Ben bu iş için Telegram‘ı kullanıyorum. Uygulaması iş bilgisayarımda ve ev bilgisayarımda kurulu. Ayrıca tüm mobil cihazlarımda kurulu o sebeple iletişim benim çalışma ortamımı değiştirmeden yapabildiğim ve sahadaki herkesin cebine detayların gittiği bir halde. Daha sonra da gönderdiğim tüm dosyalara fotoğraflara tek bir arabilirim üzerinden ulaşabiliyorum. Ayrıca tüm konuşmalar hızlı bir şekilde tüm cihazlarda aranabiliyor. Bu gerçekten muhteşem. Ofiste ekranda birşeyler yazıyorsunuz, kaldığınız yerden yolda telefonunuzdan devam ediyorsunuz daha sonra da evdeki bilgisayarınız ile devam ediyorsunuz. Whatsapp Web var diyenleri duyar gibiyim. İkisi çok farklı. Whatsapp entegrasyon, dosya transferi, geçmiş veriler v.s. konusunda çok problemli.
4. İş akışlarını takip edin : Tüm iş akışları basit bir şekilde görülebilsin ve ilgilisi belli olsun.
Ne zaman süreç yönetimine profesyonel bir eda ile eğilecek olsak; hep yapılacaklar listesini ve iş akışlarını daha da karışık hale getiririz. O karışıklığın kendi içerisindeki düzeni ve size sunduğu tonlarca detay, asıl odaklanmanız gereken alandan sizi uzaklaştırır. Bu alanda pek çok uygulama denedim ama sonunda Wunderlist‘e karar kıldım. Wunderlist o kadar basit bir program ki; sadece sizin için önemli olanları size gösteriyor ve kişilere basit yapılacakları dağıtıyor. Yapılacaklar listesinde önemlilik derecesi, alt yapılacaklar v.s. gibi pek çok detay yok. Sadece yapılması gereken işler, kimin yapması gerektiği ve ne zamana yapması gerektiği. O kadar. Bir de yıldızlama var isterseniz kendi içinizde önemli diye not düşebilirsiniz ama gerçekten o kadar. Sol tarafta bir kutucuk; bitti ya da bitmedi o kadar. Elbette kompleks yazılım ekiplerinin kullandığı/ihtiyacı olduğu yazılımlar kadar detaylı değil ama bizim gibi iş akış süreçlerinin saha personeli tarafından organize edilmesi için ideal bir araç. Cep telefonunuzda, her an elinizin altında ve her cihaz ile uyumlu. Muhteşem!
5. ePosta yazılımınızı verimli kullanın : Outlook gerçekten tek yazılım mı ?
Microsoft ekosisteminin belkide en başarılı yazılımlarından birisidir Outlook. Exchange kullanan her şirketin vazgeçilmez dostudur. Lakin Outlook’un windows makinalarda çalışan sürümü (macOS’ler ayrı) bence hala eksiklikleri olan bir yazılım. En büyük eksikliği ise hızlı arama yapamaması. Ne zaman arama kutusuna bir sorgu girsem cevabın gelmesi bazen dakikaları buluyor. Mesela yazışmaları içlerindeki anahtar kelimeler ile hatırlayan birisiyim ben. Kimden geldiğini ve içinde hangi anahtar kelimeler geçtiğini düşünerek arama yaparım. Çoğu kişi gelen ePostaları kişilere göre listeleyip eski maillere tek tak bakmayı tercih ediyor; bu benim için zaman kaybettiren bir süreç. Bir ePosta programında ihtiyacım olan iki şey var; birincisi sadece okunmamış ve sadece bana özel gönderilen (direkt muhattabın ben olduğum, işte haber v.s. olmayan) ePostaları göstermesi ve ben eski epostalara istinaden arama yaptığımda sonuçları hızlı bir şekilde bana dökebilmesi.
Bu konu Outlook’u kullanımımdan çıkarttı. eM Client diye bir ePosta yazılımı keşfettim. 2 ePosta hesabına kadar ücretsiz kullanabiliyorsunuz. Exchange, Gmail, iCloud, Facebook destekliyor. Benim gibi hem iCloud hem de Exchange takvimi kullanıyorsanız hepsini tek noktadan yönetebilirsiniz. Arabirimi Outlook ile oldukça da benzerlik gösteriyor. Sizde Gmail’den gelen arşivleme ve arayarak bulma alışkanlığına sahipseniz bu yazılım sizin için ideal
6. Dosyalarınızı bulutta tutun : Şirketteki dökümanlarınız hemen her yerde elinizin altında olsun.
Şirketlerde genelde dosyalar bir ağ sunucusunda tutulur; herkes erişemez VPN gerekir v.s. Diyelim ofis dışındasınız ve bir bilgiye erişmeniz gerekti ? Bu tür durumlarda bilgiye hızlı erişim önemli. O sebeple süreçlere ait tüm evraklar bizde kullandığımız bilgisayarlar arasında senkronize ediliyor. Bu konuda bittorrent altyapısını kullanan Resilio Sync var. İnternet üzerinde iki farklı bilgisayarda klasörleri eşle diyorsunuz ve eşlemeye başlıyor. Tek farkı Dropbox veye Mega gibi bir bulut sunucu yok. Cihazlardan birtanesi çevrimiçi olduğu sürece dosya eşitlemeyi kendi aralarında yapabiliyorlar. Böylelikle kendi bilgisayarımda bir klasöre bir dosya koyduğumda paylaşımdaki tüm bilgisayarlara gönderiyor. Bu bilgisayarlardan birtanesi de bu klasörü bir bulut hizmeti ile eşitliyor. Dolayısı ile silinen, hatalı değiştirilen bir dosya olduğunda da hemen geri getirebiliyorum. Ne kadar güzel değil mi ? Şirkette çalışan birisinin çıkarken dosyaları sildiğini düşünün mesela ? Son hallerini geri getirmem sadece tek tuşa bakıyor. Böylelikle hem dosyalarım bolca yedekli, hem internetten erişilebilir hem de mobil cihazlardan ulaşılabilir halde kalıyor.
7. Fikirleriniz derli toplu olsun; düşünce haritaları kullanın
Ne zaman bir konu üzerinde çalışacak olsam öncelikle onun hakkında detaylı bir çalışma yapar aklımdaki fikirleri bir yere yazarım. Aklınızdaki düşünceler ekranda güzel bir şekilde organize edilerek size bakıyorsa konuya hakimliğiniz de artıyor. Ben bu iş için MindNode kullanıyorum. Windows kullanıcıları XMind kullanabilir. Aklınızdaki düşünceleri bir yere derlemek; onlara tekrar göz gezdirmek, veya geçmiş bir projeye dönüp o an ne düşündüğünüzü hatırlayıp eklemeler çıkarmalar yapmak için ideal. Ne zaman araştırma içerir bir yazı yazacak olsam muhakkak MindNode ile aklımdakileri organize eder sonra yazıya dökerim.
Kendi yolunuzu keşfedin; kendinize vakit yaratın
Yukarıda bahsettiklerim benim uzun zamandır kullandığım ve kullanmaktan gayet mutlu olduğum çeşitli araçlar. Siz de elinizdekiler ile sınırlı kalmayın, yeni şeyler denemeye, iş süreçlerinizi geliştirmeye zaman ayırın. Daha verimli hale getirdiğiniz her sürecin size vakit kazancı olarak döndüğünü göreceksiniz. Böylelikle elinizdeki  işleri daha kısa sürede ve daha başarılı bir şekilde yapacaksınız. Herşeyden önemlisi, bu hayatta elinizdeki sağlık hariç tek şeyden tasarruf edeceksiniz; zamandan.
Bir yanıt yazın