İlk gönderdiğim eposta usenet gruplarına -usenet’i bilen kaç kişiyiz- gönderilmiş bir epostaydı. IE 4.0 zamanlarıydı diye hatırlıyorum. Galiba Outlook Express kullanmıştım.
Konunun girişinden yaşımı tahmin edenler olmuştur.
O günlerde epostalar az gönderilen şeylerdi. Böyle haftada 1 tane alırsınız belki? Belki onu da almazsınız. ePosta almak okumak heyecanlı ve keyifli bir işti.
İleri gidelim, iş hayatımdaki ilk yıllarım ve Outlook kurulu bir bilgisayar var. Günde 1-2 belki 3-4 eposta alıyorsunuz. O zamanın Outlook’u hala size yetiyor. Aramalar hızlı, epostalar sorunsuz gidip geliyor (tabi Exchange kullanıyorsanız ki o da ayrı bir hikayedir).
Günümüze gelelim, artık herkesin herkesi cc’ye koyduğun 100’lerce epostanın bize geldiği günlerdeyiz. Outlook artık hızlı bir arama sunamıyor, siz aradıklarınıza ulaşamıyorsunuz ve eposta kutunuzda yüzlerce eposta birikiyor. Atladıklarınız oluyor, önemsizler vakit alıyor. Eposta yönetimi diye bir süreç hayatımıza yavaş yavaş dahil oluyor.
O sebeple bazı algıları değiştirmek gerekiyor.
Buluta Geçiş
Artık depoladığımız GB’larca epostayı yerel bilgisayarımızda 16GB ram eşliğinde SSD HD’lerde hızlıca aramamız mümkün değil. O sebeple kullandığımız altyapıları web tabanlı kullanmak bize daha hızlı bir deneyim sunuyor. Solarian’da Gmail’e geçtiğimizden beridir tüm aramalar çok hızlı. Aradığım her şeye çok hızlı bir şekilde ulaşıyorum.
İnternet bağlı olmadığımda epostalarım çalışmıyor ama gerçekten ne kadar internetin olmadığı bir yerde 3 sene öncenin epostasına ulaşmamız gerekiyor. Artık epostalar cihazlarımızda değil sunucularda olmalı bence.
Inbox-Zero
Geçenlerde Cumhurbaşkanlığı’na manzaralı ofisi olan bir arkadaşım epostalarını gösterdi. Binlerce okunmamış eposta, yetişemiyorum diyor. Peki bu epostalarla başa çıkmanın bir yolu yok mu? Elbette var. hayatta pek çok süreçte önerilen önceliklendirme konusu epostalarda da geçerli.
Bir eposta Inbox’da kaldığı sürece dikkat dağıtıyor. Inbox’da sürekli odaklandığımız yer olduğu için ve bir nevi to-do kısmı olduğu için orayı temiz tutmak çok önem teşkil ediyor.
Arşivleme
Eğer bir eposta bizden bir cevap gerektirmiyorsa okuduktan sonra hemen arşivleyerek Inbox’dan arşiv’e geçirebiliriz Kısayol : e
Snooze
Bir epostaya bizim cevap vermemiz gerekli ama hemen şimdi mi? Eğer epostanın hemen şu anda cevap verilme gibi bir önceliği yoksa “Snooze” edebiliriz. Ben bazı epostaları aynı gün akşam üstüne, bazılarını 1-2 gün sonraya bazılarını da haftaya erteliyorum. Böylelikle önceliği olmayan epostalar Inbox’ımı doldurmamış oluyor.
Silme
Bir eposta çok alakasız ise direkt silin. Ne arşivinizde dursun, ne aramalarınıza etkisi olsun. Önemsizse direkt silin.
Epostalara Vakit Ayırma
Eposta sürekli arkada açık olması gereken bir araç değil. Özellikle yüksek mevkilere gelindiğinde eposta az ve öz olması gereken birşey. O sebeple sürekli acaba yeni birşey gelmiş diye bakmaktan ziyade spesifik bir zaman ayırın, odaklanın, hepsini cevaplayın ve kapatın. Kendinizi ve işinizi geliştirmek içi vakit ayırın, gelen epostalar hemen cevap vermekle uğraşmayın.
Tüm epostalarınıza bu işlemi uyguladığınızda Inbox’da sadece o anda cevap verilmesi gerekenler kalacak. Sizde böylece odaklanıp onları cevapladığınızda elde edeceğiniz şey “Inbox-Zero”
Hoşgeldin “Superhuman”
Ya da diğer deyişle, kendini CEO hissetmek isteyenlerin yeni oyuncağı.
Eğer aslında Gmail kullanıyorsanız bilinçli bir kullanıcının ihtiyaç duymayacağı bir araç ama dizayn olarak o kadar iyi ki, Macbook’un güzel dizaynı içerisine o kadar güzel oturuyor ki, gözlerinizi alamıyorsunuz. Superhuman’dan sonra Gmail’in arabirimini çok benzetmeye çalıştım ama benzetemedim.
Bugüne kadar çok eposta aracı denedim. Hepsi fonksiyonellikte ön plana çıkmaya çalışan ve birbirine çok benzeyen ürünler. O sebeple ön plana çıkan bir ürün hiç olmadı. En son da şirket epostalarının Gmail’e geçmesi ve aramanın çok hızlı olması sebebi ile Gmail arabiriminde kaldım.
Tabi eposta araçlarını incelerken dikkatimi çekenlerden birisi Superhuman oldu. Deneyemediğim tek ürün buydu çünkü aylık 30USD. Kim bir eposta programına aylık 30USD öder ki? Bu kısmın ilk cümlesini tekrar okuyun 🙂
Not: Bir arkadaşım bu işleri CEO asistanına verdiklerini söylemiş. Bir asistanım olsa da epostama kendim bakmayı, düzenlemeyi, cevaplamayı tercih ederim 🙂
Superhuman, geleneksel eposta yazılımlarından şöyle sıyrılıyor; sadece Gmail ve Outlook Web (yani Microsoft 365 kullanan) kişilerde çalışıyor. Eğer kendi eposta sunucunuz varsa kullanamıyorsunuz. Hayde neden peki?
Epostalar geleneksel protokoller üzerinden işlenir; “POP” artık kullanılmıyor. POP’da tüm epostalar cihaza indirilip sunucudan silinir. “IMAP” ise sunucu ile eposta yazılımını eşitler. Sunucuda ne eposta varsa yazılımda da olur. Aramalar yerel cihazdan gerçekleşir. Şuanda internet altyapısının büyük kısmı IMAP ile çalışır. Bir de Microsoft’un geliştirdiği MAPI/Exchange altyapısı var ama onlar da sadece Outlook-Exchange/Microsoft365 arasında çalışır.
Peki neden Gmail ve Microsoft 365? Yukarıda bahsettiğim protokoller hep offline çalışma üzerine tasarlanmış ve çok fazla epostaya cevap vermekte zorlanan protokoller. O sebeple bu 2 servis sağlayıcı epostaların yönetimi için REST API sunuyorlar. Normal web sitelerinin arka planında kullanılanlar gibi. Bu API’leri kullanarak tüm işlemleri sunucu üzerinde gerçekleştirebiliyorsunuz.
O sebeple “Superhuman” için gerçek bir eposta istemcisi demek doğru olmaz. O sadece Gmail ile sizin aranızda bir arabirim görevi görüyor. Lakin güzel bir arabirim ve sizi sürekli daha efektif olmak için uyarıyor ve başarıyorda. Bir kere kısa yollarına alıştığınızda yüzlerce eposta içerisinde hiç kaybolmadan hızlıca hareket edebiliyorsunuz. Burada anahtar kelime “kısayollar”. Yani eliniz mouse’a gitmeden tüm işlemleri gerçekleştirebiliyorsunuz. Eğer bir işlemi mouse kullanarak yaparsanız da sizi kısayol kullanmanız için uyarıyor.
Yukarıda bahsettiğim gibi, ilk epostayı açıyorsunuz ve siz bir işlem yaptıktan sonra bir sonrakine geçiyor. Siz de hiç durmadan sırayla hepsini elden geçirebiliyorsunuz.
- Arşivle : e
- Cevapla : Enter veya r
- Snooze : h
- Sil : # (Option+3)
- İleri geri gitme : J ve K
- Inbox’a dön : g sonra i
- Gönderilenler : g sonra t
- Arama : /
- Eposta gönderdikten sonra hatırlatma ekleme : h
Sizin için önemli epostalar ile üyelik vb. tarzı gereksiz epostaları otomatik olarak ayırıyor. O sebeple sadece “Important” yazan kısımda sizin için önemli olanları görüyorsunuz. Arada kaçan epostalar olursa da Cmd+K’ya basarak “Other” yazıp bundan sonra Other kısmına atması gerektiğini gösterebiliyorsunuz.
Gmail’e interface olduğu için bu ayarları arkada Gmail filtresi olarak kaydediyor. Sizin aramalarınızı da Gmail’e gönderip gelen sonuçları size gösteriyor. Electron ile yazılmış çok şık bir interface ve bence bu yaklaşım bence diğer eposta yazılımlarından birkaç akım öne çıkarıyor.
iOS uygulaması da mevcut. iPhone kullananlar eposta akışlarını sanki Whatsapp konuşması gibi görebiliyor.
Bunların haricinde İngilizce eposta gönderen kişiler AI özelliğinden faydalanabilirler. Generative AI sizin istediğiniz içerikte çok güzel ve şık eposta metinleri üretebiliyor. Gerçi Generative AI aylık 300TL civarında bir bedelli Gmail’e de geldi. Duet AI, Google Workspace kullanan kişilerde aylık bedel karşılığında aktive edilebiliyor.
Superhuman’ı bir deneyin, Inbox-zero’yu benimseyin; hayatınızın kolaylaştığını fark edeceksiniz. Superhuman’ı kullanmasanız bile Inbox-Zero yaklaşımının sizi başarıya ve odaklanmaya yakınlaştırdığını hissedeceksiniz.
Bir yanıt yazın