Kataloglama, arama ve 2023

Bir yılda bir şeyi arama ile ne kadar vakit kaybediyoruz?

Mesela, aradığımız bir epostayı bulabilmek için outlook’da ne kadar süre harcıyoruz? Ya da aradığımız bir dosyayı bulabilmek için?

Eskiden arama motorları hayatımıza entegre değilken kataloglama kurumsal şirketlerin büyük bir parçasıymış. Bugün Türkan akreditasyonu olan Solarian’da bile kataloglama akreditasyonun bir parçası. Kalite el kitabında neyi nereye nasıl koyacağınızı yazıyorsunuz.

Peki ya sistemdeki kişi sayısı, döküman sayısı çok fazlaysa? Sürekli yeni bireyler ekleniyorsa? Ekibinizdekilerin üretkenliğini kataloglama da mı öldürmek daha verimli? Herkes kendi epostalarını en ince ayrıntısına kadar kataloglayabilir mi?

Bence 2023 yılında kataloglama yerini yavaşta buluta terk ediyor.

Şöyle ki; hergün yüzlerce eposta geliyor, şirket içerisinde pek çok döküman aynı anda değiştiriliyor. Kataloglama ve arama da ciddi zaman kayıpları olarak çıkıyor. Düşünün bir senede aramaya kaç dakika ayırıyorsunuz.

Solarian’da ilk kurulduğumuz yıllarda maliyetlerden sebep kendi bulut sunucumuzu ve farklı yazılımları bir arada kullandık. Tabi her yazılım bir alanda iyi çalıştığı için diğer alanlarda o kadar verimli çalışmıyordu. Aradığım şeyi bulmak için ciddi zaman harcadığım pek çok durum oldu. Kataloglama konusunda da berbat bir durumdayım; kesinlikle bana göre değil.

Bu durumda bulut araması hoşgeldin. Arama ve bulma hayatımızın çok önemli fonksiyonları haline geldi. Buluttaki bir eposta ve dosya sunucusunun arama yeterliliği ile Outlook / windows file search arasında dağlar kadar fark var.

Bu kapsamda ilk kurumsal geçişimizi geçenlerde yaptık. Dosya sunucusu olarak kendi sunucumuzda çalışan Nextcloud kullanıyorduk. Calendar da CalDav olarak bu sunucu üzerinde çalışıyordu. Outlook’un CalDav desteği olmadığı için de ayrı bir eklenti kullanıyorduk. Epostalar Yandex üzerindeydi. Yandex’e de Outlook Imap ile bağlanıyordu. Outlook kullanmadığımız durumda web tabanlı Yandex’de de Calendar davetiyeleri doğru düzgün çalışmıyordu. Nextcloud’un arama fonksiyonu ise çok kötüydü. Aramaları hızlandırmak için ElasticSearch kurmayı denediysem de bu sefer sunucunun kaynakları yeterli gelmedi (Maşallahı var).

Elde çalışan -ama çatpat çalışan- lakin para ödemediğimiz bir sistem vardı. Bu sistemleri artık doğru düzgün bir altyapıda toparlamanın zamanı gelmişti. Bu hizmeti sunan pek çok firma olsa da benim önümde iki seçenek vardı; Google veya Microsoft. Önce Outlook/Word/Excel programlarının lisanslarını da birleştirelim diye düşünsem de sonra Google’ın Sheets/Docs altyapısı daha ağır bastı.

Sonra şirkette kullandığımız dosya yapısına baktım. Zaten rapor yazılan word dökümanlarında çok birşey yok; içindekiler ve fotoğrafların/şekillerin altında yazılar. Onun dışında düz yazı.

Finansal model haricindeki tüm excellerimiz de Google Sheets’de çalışabilecek yapıdaydı. Google’ın arama motoru konusundaki üstünlüğü zaten su götürmez bir gerçek. Bu durumda tüm ofis altyapımızı online’a geçirelim diye düşündüm ve gün ortasında (evet gün ortasında yaptım ve 2 saat mail alamadık Onur çıldırdı) çat diye geçirdim.

Tabi kullanıcı başı ortak kullanım havuzuna 2TB gelince bir anda ciddi bir depolama alanımız oldu. Hal böyle olunca normalde bulutta tutamadığımız tüm dosyaları Google’a yükledik. Google dosyaları içerikleriyle endeksliyor. Bunun güzelliği ise dosyaları aradığınızda tüm arşivleri tarayıp hemen sonucu vermesi. Eposta araması zaten çok güzel çalışıyor. Sadece bu iki aramada kazandığım zaman bu hizmetin bedelini karşılıyor bence.

Siz de kullandığınız yazılımlarda zaman muhakemenizi yapın. Eğer işinize odaklanmak yerine aramaya odaklanıyorsanız, tam işinize odaklanmış birşey çalışırken başka birşey aradığınızda arama süresinin uzunluğu sebebi ile dikkatiniz dağılıyorsa düzgün bir bulut servisine geçmenizin zamanı gelmiş demektir.

Eğer maliyetler hala sizin için önemliyse Solarian’ın ilk kurulduğu zamanlarda yazdığım Hayata yeni atılan StartUp’lar için İnternet ve Yazılım Önerileri yazıma bakabilirsiniz.